Verbandszertifizierung - Häufig gestellte Fragen

  1. Warum sollten neue Mitarbeiter und QM-Interessenten an der QM-Refresher-Veranstaltung teilnehmen?
  2. Wann erhalten wir das Muster-QM-System?
  3. Wie erfolgt die Umsetzung des Muster-QM-Systems in unserer Kanzlei?
  4. Was bedeutet Online-Coaching?
  5. Was bedeutet Kanzleiwerkstatt?
  6. Was müssen Mitarbeiter nach Einführung eines QM-Systems tun?
  7. Was macht der Qualitätsbeauftragte?
  8. Was machen die Verantwortlichen der Qualitätsregeln?
  9. Was muss die Kanzleileitung tun?
  10. Wie sieht ein erfolgreicher Projektabschluss aus?
  11. Wie geht es weiter nach der Zertifizierung?
  12. Wie bleibt das Qualitätsmanagementsystem aktuell und nützlich?

1 - Warum sollten neue Mitarbeiter und QM-Interessenten an der QM-Refresher-Veranstaltung teilnehmen?
Die Informationsveranstaltung „QM-Refresher“ wird regelmäßig zur Erstinformation neuer Mitarbeiter und Interessenten der Verbandszertifizierung angeboten. Durch diese Veranstaltung verschaffen sich die Teilnehmer einen schnellen Überblick über das aktuelle QM-Mustersystem des StBV-WL. Die Teilnehmer erkennen wie übersichtlich und einfach das QM-System ist und welcher Nutzen sich mithilfe des QM-Systems erreichen lässt. Die Veranstaltung ist ideal geeignet für zukünftige Qualitätsbeauftragte und alle anderen Kanzleimitarbeiter, die Verantwortung für kanzleiinterne Qualitätsregelungen übernehmen sollen. Aktuelle Termine können Sie bei der Zentrale des Steuerberaterverbandes, Telefon 0251 53586-0, erfragen.

2 - Wann erhalten wir das Muster-QM-System?
Sobald wir eine unterschriebene Verpflichtungserklärung vorliegen haben, stellen wir unser Muster-QM-System (nach DIN EN ISO 9001 und mit DStV-Qualitätssiegel) zur Verfügung und vereinbaren einen Vor-Ort-Termin, um alle Fragen zu beantworten und die nächsten Schritte zu vereinbaren, insbesondere bei Kanzleien, die noch nicht zertifiziert sind.

3 - Wie erfolgt die Umsetzung des Muster-QM-Systems in unserer Kanzlei?
Sofern Sie bereits zertifiziert sind, werden die Schritte zur Einbindung in die Verbandszertifizierung mit den entsprechenden Aufgaben zu den Themen interne Audits, Qualitätsbericht, externe Audits und Stichprobenverfahren Vorort in Ihrer Kanzlei geklärt. Mit den Kanzleien, die sich auf die Zertifizierung erst noch vorbereiten müssen, wird zusätzlich ein Projektplan mit Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Termine abgestimmt. Anschließend werden die ersten Anpassungen des ausgelieferten Muster-QM-Systems vorgenommen. Am Ende des ersten Beratungstages haben Sie bereits wesentliche Bestandteile des QM-Systems individualisiert und aktiviert!

4 - Was bedeutet Online-Coaching?
Im Rahmen vorab definierter Projektstatustermine stellen wir mittels TeamViewer eine Online-Verbindung zum internen Projektleiter bzw. Qualitätsbeauftragten her und informieren uns über den Projektverlauf (QM-Aufbau- oder QM-Integrationsphase). Herausforderungen, auftretende Probleme und Fragen werden meist schnell und vollständig während des Online-Coachings geklärt.
Die Kombination durch Vorort-Beratung, Online-Coaching und Kanzleiwerkstätten gewährleistet innerhalb kürzester Zeit (ca. einen halben Jahr nach Projektstart) die Zertifizierungsreife. Neue Kanzleien erhalten meist im nächsten anstehenden Zertifizierungszyklus das begehrte ISO 9001-Zertifikat.

5 - Was bedeutet Kanzleiwerkstatt?
In Münster, Bielefeld und Dortmund finden jedes Jahr mindestens fünf verschiedene Kanzleiwerkstätten (Tagesveranstaltungen) statt, die zum Aufbau und zur Weiterentwicklung Ihres QM-Systems und zur Qualifizierung Ihrer Qualitätsbeauftragten und Prozessverantwortlichen entscheidend beitragen. Die Teilnahme an den Kanzleiwerkstätten ist im Pauschalhonorar enthalten. Wir bieten die Kanzleiwerkstatt jedes Jahr zu den Kernthemen Strategie, Kanzleimanagement, Leistungsprozesse, Unterstützung und interne Audits an, aber immer mit neuen Impulsen und aktuellen Schwerpunkten.

6 - Was müssen Mitarbeiter nach Einführung eines QM-Systems tun?
Falls die Mitarbeiter nicht sowieso schon als Verantwortliche für Qualitätsregelungen eingebunden sind und so eindeutige Qualitätsaufgaben übernehmen, können sie als Teamzugehörige anderen Verantwortlichen von Qualitätsregelungen zuarbeiten. Wir haben Aufgaben, die jeder Mitarbeiter leicht erfüllen kann, so dass jeder einen aktiven Part im QM-Projekt wahrnimmt – ganz nach dem alten Erfolgsprinzip „Betroffene zu Beteiligten machen“.

7 - Was macht der Qualitätsbeauftragte?
Der Qualitätsbeauftragte ist zwingend zu benennen. Die Aufgaben des Qualitätsbeauftragten sind die Einführung, Umsetzung und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems. Seine Aufgaben sind beispielsweise:


8 - Was machen die Verantwortlichen der Qualitätsregeln?
Die Verantwortlichen für die Qualitätsregeln sind die "Kümmerer" für die Umsetzung der relevanten Qualitätsthemen. Sie werden von der Kanzleileitung bestimmt und erhalten von ihr die für die Aufgabe erforderlichen Befugnisse (Entscheidungskompetenzen und Ressourcen). Sinnvollerweise wird derjenige zum Verantwortlichen gemacht, der das meiste Wissen und Interesse daran hat, dass dieses Qualitätsthema bzw. der Prozess funktioniert. Die Aufgaben der Verantwortlichen sind:

9 - Was muss die Kanzleileitung tun?
Im Rahmen einer Zertifizierung spricht man von der „obersten Leitung“, wenn es um Aufgaben geht, für die diese verantwortlich ist. Die oberste Leitung in Steuerberatungskanzleien kann mit der Kanzleileitung gleichgesetzt werden. Die oberste Leitung legt ihre Qualitätspolitik, eingeschlossen ihre Zielsetzungen und ihre Verpflichtung zur Qualität im Rahmen dieser Grundsätze verbindlich fest. Sie ist für die Schaffung hinreichender struktureller, organisatorischer und personeller Voraussetzungen verantwortlich. Die oberste Leitung trägt dafür Sorge, dass die Qualitätspolitik auf allen Ebenen ihrer Organisationseinheit (=Kanzlei) vermittelt und umgesetzt wird. Sie stellt die fortdauernde Eignung und Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems sicher.

10 - Wie sieht ein erfolgreicher Projektabschluss aus?
Ein bedeutsamer Meilenstein nach Aufbau des QM-Systems ist der Tag, an dem ein externer und unabhängiger Auditor einer Zertifizierungsinstitution das Qualitätsmanagementsystem nach den Grundforderungen der jeweiligen Norm prüft. Dieser Termin wird mittels eines Stichprobenverfahren von der Zertifizierungsinstitution bestimmt.

11 - Wie geht es weiter nach der Zertifizierung?
Das Qualitätsmanagementsystem wird durch regelmäßige interne Audits immer wieder hinterfragt, Qualitätsziele und deren Umsetzungsaktivitäten sichern die kontinuierliche Weiterentwicklung des Systems. Eine etablierte Fehlerkultur und ein gelebtes Verbesserungswesen sowie die jährlich angebotenen Werkstattveranstaltungen zu den Themen Strategie, Kanzleimanagement, Leistungsprozesse und Unterstützung sichern die kontinuierliche Weiterentwicklung. Jedes dort behandelte Qualitätsthema wird nach den vier Phasen Plan – Do – Check – Act weiterentwickelt.

12 - Wie bleibt das Qualitätsmanagementsystem aktuell und nützlich?
Ein wesentlicher Erfolgsbaustein für die Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems ist ein Qualitätscontrolling, in dem alle relevanten Qualitätskennzahlen einfließen und ausgewertet werden. Aus diesen Auswertungen können konkrete Rückschlüsse, z.B. auf die Prozessqualität von FiBu oder Lohn, gezogen und gezielte Verbesserungsmaßnahmen eingeleitet und überwacht werden. Weitere nützliche Impulse für die Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems kommen von Dritten, z.B. von Auditoren der Zertifizierungsinstitutionen oder externen Qualitätsberatern.

Beteiligte Landesverbände